11 conseils pour gérer les risques organisationnels

Que votre entreprise soit nouvelle, établie, qu’elle affronte un scandale ou qu’elle établisse ou modifie ses règlements administratifs, en tant qu’administrateur ou dirigeant, vous pouvez aider à gérer les risques auxquels elle est exposée. ​

Votre organisation devrait:

1- Offrir une formation sur la responsabilité à tous les administrateurs et dirigeants.
 

2- S’assurer que les administrateurs sont au courant des éléments suivants:

  1. Risques associés au fait d’être un dirigeant de l’organisation.
  2. Responsabilités juridiques et civiles.
  3. Obligations spécifiques des administrateurs.
  4. Autres règles associées aux activités de l’organisation dont les administrateurs peuvent être tenus responsables en raison d’actes ou d’omissions de l’organisation.
  5. Autres responsabilités (y compris comprendre les finances et connaître l’organisation et ses règlements administratifs).

     

3- S’assurer que les administrateurs n’ont pas de conflit d’intérêts entre leur obligation envers l’organisation et leur intérêt personnel. 

Conflits d'intérêt

Les administrateurs devraient :

  1. Éviter les emplois ou les affaires en dehors de l’entreprise qui pourraient compromettre les intérêts de l’organisation.
  2. Traiter les informations confidentielles et sensibles avec soin (évitez les fuites d’informations).
  3. Suivre les lignes directrices sur la pertinence des déclarations publiques (c.-à-d. quels renseignements et quand ils peuvent être divulgués).
  4. Ne pas accepter de cadeaux, de faveurs ou de services liés aux fonctions de l’entreprise.


 

4- S’assurer que les administrateurs sont au courant des activités et des affaires de l’organisation.

Maintenir des politiques et des procédures pour toutes les activités sous le contrôle de l’organisation. 

Politiques et procédures

L’organisation devrait par exemple :

  1. Mettre en œuvre une politique de gestion financière. Établir des lignes directrices claires en matière d’information financière.
     
  2. Entreposer les documents confidentiels et les informations sensibles dans un endroit approprié, et;
    • Déterminer qui y a accès.
    • Crypter tous les documents électroniques confidentiels.
    • S’assurer que seules les personnes ayant des mots de passe y ont accès. Les mots de passe devraient être changés fréquemment selon les bonnes pratiques et politiques de sécurité informatique.
    • Mettre en œuvre un pare-feu pour empêcher les pirates informatiques d’accéder aux informations.
       
  3. Créer une politique des ressources humaines. Préparer des descriptions de poste pour tous les employés et documenter l’expérience et la formation requises ainsi que les aspects particuliers d’un rendement inacceptable des employés.


 

5- S’assurer que tous les employés, visiteurs, clients, partenaires et autres intervenants sont protégés contre les préjudices raisonnablement prévisibles.
 

6- Établir un protocole de production de rapports d’information.

En règle générale, un administrateur a le droit de se fier aux renseignements fournis par les directeurs ou les employés/bénévoles de l’organisation, à moins qu’il ne sache qu’il est déraisonnable de se fier à l’agent ou à l’employé ou au bénévole.
 

7- Encourager les administrateurs à prendre la parole.

Les administrateurs doivent avoir une compréhension claire de toutes les activités de l’organisation et remettre en question tout ce qui n’est pas clair. Les administrateurs devraient également communiquer clairement leurs décisions.
 

8- Documenter les décisions et la façon dont elles ont été prises.
 

9- Veiller à ce que les administrateurs travaillent en étroite collaboration avec les conseillers juridiques pour prendre des décisions.

Si un administrateur fournit une divulgation complète à l’avocat, demander l’avis de l’avocat quant à la légalité de l’action proposée, prendre connaissance de cet avis et suivre ses conseils peut démontrer que l’administrateur a agi avec diligence.
 

10- Mettre en œuvre une politique sur les dénonciateurs qui est communiquée au personnel et aux bénévoles.

Faites savoir quelles sont les personnes responsables de recevoir une plainte (membre ou représentant du conseil d’administration) ou qui peut conseiller de toute situation dont ils estiment que le conseil devrait être au courant.
 

11- Mettre en œuvre la politique d’indemnisation d’un administrateur qui énonce clairement les droits et obligations des administrateurs et la protection qui leur est accordée par l’organisation.

 

JE LA VEUX

Soyez prêt en cas d’accident.
Téléchargez l’appli du Constat amiable!